Memahami Fungsi Pelatihan

“Mas, saya sudah sering mengundang trainer untuk memberikan pelatihan di kantor. Tapi tidak pernah terasa ada efek yang signifikan.”

“Perusahaan kami memutuskan untuk mengundang salah seorang pembicara terkenal. Setelah sesi selesai, hampir semua orang terinspirasi. Tapi tak sampai seminggu kemudian kondisinya kembali seperti semula.”

“Apa sih yang membuat fee seorang pembicara tertentu begitu tinggi? Saya tak habis pikir.”

Demikian mungkin keluh beberapa sahabat, yang pernah pula menjadi keluhan saya ketika masih mengurusi fungsi pelatihan. Sungguh saya penasaran kala itu, sebab toh industri pelatihan tetap berkembang, bahkan semakin maju. Sementara saya sendiri merasa tidak bisa langsung mendapati adanya dampak yang tampak. Secara common sense, ya, kegiatan pembelajaran amat perlu untuk terus dilakukan di organisasi. Tapi yang namanya perusahaan, tentunya amat kritis untuk mengetahui apakah dana yang mereka kucurkan memang berpengaruh terhadap bottom line secara langsung. Benar, secara teoritik ada metode untuk mengukur return on training investment, namun praktiknya tak pernah seindah apa yang dijelaskan di buku-buku.

Di titik inilah saya kemudian berusaha mencari pemahaman tentang bagaimana sebenarnya fungsi dari sebuah pelatihan. Mengapa ia tak bertahan lama, bahkan ada yang tak berdampak sama sekali? Pertanyaan-pertanyaan ini lah yang membimbing saya untuk menemukan pemahaman yang lebih utuh tentang fungsi yang begitu krusial ini.

 

Siklus Pembelajaran

Secara sederhana, saya memahami siklus pembelajaran memiliki 3 tahap: knowledge, practice, meaning.

Knowledge, adalah tahapan awal pembelajaran, ketika seseorang tidak memiliki referensi apapun tentang suatu ilmu yang ia perlukan. Jika pun ada, mungkin referensi itu telah terlampau lama sehingga perlu diperbarui. Tanpa tahapan ini, sulit bagi seseorang untuk mampu melakukan sebuah keterampilan. Pada tahapan ini, tidak bisa tidak, proses pembelajaran akan cenderung teacher centered, sebab sang murid memang memerlukan banyak informasi baru sebagai landasan praktik yang akan ia jalani. Meskipun demikian, saya tidak memaksudkan tahapan knowledge sebagai melulu belajar soal teori dari buku teks. Ia bisa jadi adalah soal informasi-informasi dasar yang berasal dari pengalaman praktis.

Setelah seseorang memiliki landasan pengetahuan yang memadai, saatnya ia mempraktikkan apa yang ia pelajari. Practice, adalah tahapan aktualisasi sebuah ilmu, yang akan menghadirkan hasil nyata. Tahapan ini lah sebenarnya inti dari pembelajaran, sebab tak banyak manfaat dari sebuah ilmu jika tak tampak hasil nyata yang didapat. Inilah saat ketika seseorang menyeburkan diri ke lapangan, berinteraksi langsung dengan ‘dunia’. Beberapa orang amat menyukai tahapan ini, sebab memang ada kepuasan yang tak tergantikan kala kita pada akhirnya disebut mampu melakukan sesuatu. Dalam dunia kerja, inilah sejatinya penyebab kita dipekerjakan. Tak disebut seseorang berkontribusi di organisasi, jika ia masih berstatus sebagai trainee, meski program yang dijalaninya 2 tahun.

Nah, di tahapan inilah kadang berbagai ‘jebakan pembelajaran’ terjadi. Yakni jebakan merasa mampu. Sebab seseorang telah mampu menghasilkan sesuatu, ia merasa cukup dan berhenti belajar. Ia puaskan diri dengan berkata, “Cukup lah belajarnya. Saatnya kerja. Alah bisa karena biasa.” Kalimat yang tak salah, meski tak sepenuhnya tepat pula. Saya sebut tak tepat, sebab seolah ada pemisahan antara belajar dan bekerja. Padahal, bekerja semata, tanpa proses belajar berkelanjutan, akan menjadikan pekerjaan kita standar, bahkan ketinggalan zaman. Belajar, adalah keniscayaan jika kita ingin pekerjaan kita selalu menjadi sesuatu yang baru dan menggairahkan. Sebuah nasihat pun mengatakan, “Ia yang tak pernah berhenti belajar, takkan pernah menjadi tua.” Ya, sebab belajar memang adalah proses untuk menjadikan diri ini terus terbarukan, disebabkan terus lahirnya berbagai penemuan.

Maka perlu lah tahapan ketiga, Meaning. Inilah tahap puncak pembelajaran, ketika seseorang berusaha menarik makna, intisari, kata kunci dari rangkaian pengalaman praktik lapangan. Di tahapan inilah lahir teori yang valid, hasil dari perenungan terhadap detik-detik kegagalan dan kesuksesan. Ini pula lah tahap yang akan mengeluarkan seseorang dari lingkaran pengamalan, menuju lingkaran pengalaman. Mengamalkan sesuatu saja, kita akan jalan di tempat. Inilah orang yang bekerja di satu bidang puluhan tahun, namun ilmunya tak berkembang. Disebut lah sesuatu sebagai pengalaman, ketika terjadi proses pemaknaan, sehingga level pemahaman kita meningkat.

 

Sampai di sini, beberapa dari pembaca barangkali bertanya-tanya, “Lalu apa hubungan antara siklus pembelajaran ini dengan soal pelatihan tadi?”

Ah, amat erat. Siklus pembelajaran yang baru saja kita selami, sejatinya adalah siklus yang harus dijalani oleh seseorang agar dapat terus menumbuhkan dirinya. Seorang staf, misalnya, takkan mampu memegang posisi sebagai pimpinan departemen, jika ia hanya berkutat di tahap knowledge saja. Alias, tahu tapi tak mampu. Ia perlu membuktikan bahwa apa yang ia tahu memang benar-benar mampu menghasilkan sesuatu (practice). Tapi ini pun takkan cukup menjadikannya pimpinan, sebab banyak orang yang memiliki tingkat kemampuan yang sama akibat tuntutan pekerjaan. Maka pada akhirnya, hanya orang-orang yang mampu merumuskan inti dari beragam pekerjaan, meramunya dalam bentuk strategi, yang memiliki peluang untuk menjadi pimpinan (meaning).

Menjadi terang lah kini, bahwa siklus pembelajaran mutlak untuk dilalui, jika kita menginginkan kehidupan yang lebih baik, pencapaian yang lebih besar.

 

Di Tahap Mana kah Fungsi Pelatihan?

Pelatihan, memang memiliki beragam bentuk. Ada yang disebut sebagai seminar, lokakarya, dll. Tiap bentuk memiliki keunikannya sendiri-sendiri, termasuk pula kelebihan dan keterbatasan masing-masing. Ia yang berdurasi singkat, jika didesain dan disampaikan dengan baik, akan menjadi pemicu yang ampuh bagi banyak orang sekaligus dalam kelas besar. Namun jangan tanya efeknya, sebab pasti lah ia tak lama. Sisi lain, ia yang berdurasi lebih panjang, memiliki kemungkinan untuk mengajak peserta belajar hingga tahapan praktik bahkan hingga makna. Tapi pastilah kita maklum, ia pun menghendaki investasi yang tak sedikit, baik biaya maupun waktu. Dan kedua investasi ini kemudian menjadikan program berdurasi panjang cenderung hanya milik segelintir orang. Maka seringkali organisasi berkompromi dengan: memilih salah satu tahapan yang akan menjadi fokus atau menyusun program yang memuat 3 tahapan dalam porsi yang tentunya dibagi 3 pula.

Mana kah yang lebih efektif?

Tergantung. Sebab efektif atau tidaknya sebuah pelatihan, bukan tergantung pada isinya semata, atau siapa yang membawakan materinya. Titik yang menjadikan sebuah pelatihan efektif, adalah pertemuan antara kebutuhan dengan materi, yang ditindaklanjuti dengan tindak lanjut yang memadai.

 

Lalu Apa Solusinya?

Pertama, lakukan analisa kebutuhan secara mendalam. Analisa kebutuhan, jauh lebih penting daripada menentukan materi ataupun pembicara. Sebab keduanya hanya akan sia-sia jika analisa tidak memadai. Ibarat dokter, diagnosa wajib tegak sebelum resep diberikan.

Kedua, dari analisa ini, kita bisa memahami siklus pembelajaran mana kah yang akan menjadi sasaran. Jika peserta adalah salesman baru yang benar-benar baru, maka tahap knowledge dan practice mengenai produk dan cara menjual mungkin lebih dominan. Lain kisah dengan salesman lama yang telah setahun lebih terjun ke lapangan, tahap practice  dan meaning lah yang mungkin menjadi sasaran.

Ketiga, tentukan metode yang paling tepat untuk menjawab kebutuhan di tahap pembelajaran tersebut. Metode pelatihan dalam bentuk ceramah, semenarik apapun pembicaranya, memiliki fungsi menjawab kebutuhan di tahap knowledge. Maka salah besar jika ia digunakan untuk meningkatkan keterampilan ataupun pemaknaan. Peningkatan keterampilan memerlukan proses pelatihan dengan jumlah jam praktik lebih tinggi, dengan metode semisal on-the-job training. Lain lagi jika seseorang telah tahu dan terampil, sehingga tahap meaning lah yang menjadi sasaran pengembangan. Coaching adalah metode yang tepat, sebab ia sejatinya tak lagi memerlukan pengetahuan dan teknik baru. Yang dibutuhkan mereka yang berpengalaman adalah usaha untuk mengkristalisasi pengalaman yang telah dimiliki sehingga menjadi sebuah model kerja milik mereka sendiri.

Keempat, barulah tentukan siapa orang yang kompeten untuk menjalankan program yang diperlukan. Menggunakan jasa trainer untuk kebutuhan coaching jelas salah kaprah. Begitu pula meminta seorang coach untuk mengajar di kelas besar, belum tentu efektif, jika sang coach memang tak kompeten di sana. Salah satu ciri orang yang kompeten adalah mereka telah mengkhususkan diri di salah satu bidang, sehingga ia lebih memilih bersinergi dengan orang lain yang juga kompeten kala ada kebutuhan yang bukan keahliannya. Maka saya sungguh tak menyarankan organisasi untuk menggunakan jasa para penyedia yang palugada, ‘apa lu mau gua ada’.

 

Beberapa Jenis Pembicara

Saya mendapati setidaknya ada 3 jenis pembicara. Pertama adalah mereka yang sangat kokoh dalam konsep, peneliti yang mendalam, namun tak banyak pengalaman sebagai praktisi. Gelar mereka banyak, sertifikasinya berderet, risetnya dahsyat. Kedua adalah mereka yang belajar dari pengalaman, sukses dan gagal, sehingga memiliki rekam jejak yang mengagumkan, namun tak banyak memiliki referensi ilmiah.

Nah, pembicara jenis pertama, biasanya amat kuat secara konseptual, sehingga materinya sistematis dengan penyampaian yang menarik. Apa pasal? Ia telah mengabdikan hidupnya untuk mengembangkan hal itu. Mereka yang jenis ini biasanya mampu membawakan materi mulai dari 1 hari hingga 1 minggu, sendirian.

Berbeda dengan jenis pertama, jenis kedua memiliki banyak kisah hidup yang menggelitik. Namun sebab mereka tak banyak melatih kemampuan menyusun dan menyampaikan materi, maka sesi sepanjang 2 jam saja sudah terlalu panjang. Dua jam itu, kita tercerahkan. Lebih dari itu, kita akan bosan.

Ada jenis ketiga, yakni yang kokoh dalam keduanya. Mahir dalam konsep dan penyampaian, kaya pula dalam pengalaman. Tapi yang jenis ini memang jumlahnya tak banyak. Dan tentunya cukup sulit mendapatkan jadwal yang cocok, disebabkan padatnya agenda undangan yang harus mereka penuhi.

Maka memang organisasi perlu cerdik dalam mengkombinasikan beragam jenis pembicara agar kebutuhan pengembangannya terpenuhi. Undanglah para praktisi untuk berbagi pengalaman, dalam sesi 1-2 jam. Tapi jangan lebih dari itu. Lalu undang lah para konsultan profesional untuk mengajari kita sistematika yang memadai.

Jangan berharap kisah pengalaman pada konsultan, sebab bukan itu keahlian mereka. Bertanyalah pada mereka soal konsep dan teori, sehingga kita memiliki basis pemahaman yang kokoh kala melangkah.

Begitu pula jangan berharap konsep dan materi yang teratur pada para praktisi, sebab ilmu mereka memang berada di ranah unconscious competence, keahlian yang tak disadari. Mereka memerlukan ‘penerjemah’ sehingga ilmunya dapat dipahami oleh orang lain dengan baik dalam waktu singkat.

 

Ah, Tapi Para Profesional Itu Mahal!

Tentu. Sebab kita ‘membeli’ keahlian yang telah mereka bangun bertahun-tahun, melalui berbagai jam terbang dan jam penghayatan. Banyak orang mengira bahwa ketika mereka membayar seorang pembicara selama satu jam, misalnya, maka satu jam itu yang dapatkan. Salah besar. Yang kita bayar sejatinya bukanlah jumlah jam, melainkan apa yang kita dapat dalam kurun waktu tersebut. Sebab bisa jadi kita membayar murah seorang pembicara yang menyediakan waktunya selama 2 hari penuh, namun tak satu pun hal berharga yang kita dapat. Sementara kita bisa jadi membayar mahal seseorang yang hanya berbicara 1-2 jam, namun tercerahkan kita dibuatnya. Dan mereka yang mampu melakukan yang terakhir ini, sungguh telah melewati ribuan jam mengajar yang tak terbayangkan tantangannya.

Saya pernah ditanya demikian, “Kok fee-nya mahal sih? Kan cuma sesi 1 jam.” Saya pun menjawab, “Materi 1 jam tersebut merupakan intisari dari kurang lebih 50 buah buku, plus pengalaman mengajarkannya selama 5 tahun.”

Ya, sahabat-sahabat yang punya pengalaman mengajar tentu tahu persis bahwa menyusun materi sebanyak 5 halaman, harus melewati beberapa tahap. Pertama, mencari materi yang cocok. Ini tak mudah. Kedua, merangkumnya sehingga sistematis. Ini ada ilmunya sendiri. Ketiga, melatih membawakannya dalam sesi. Ini pun perlu jam terbang, agar racikannya pas, tidak membingungkan sehingga audiens pusing, tidak pula terlalu sederhana hingga mereka bosan dan menganggap remeh.

Untuk ini lah para pembicara, konsultan, coach kita bayar. Perjalanan mereka sungguh panjang hingga mampu menjadi people helper yang efektif. Seorang kawan pernah bertanya, “Mengapa pembicara X bisa dibayar seharga 50 juta untuk 1 jam, sedangkan pembicara Y dibayar harga yang sama untuk 2 hari?”

“Mungkin,” jawab saya, “pembicara X mampu menyampaikan dalam waktu 1 jam saja, apa yang dibawakan oleh pembicara Y dalam 2 hari.”